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Schwache Konjunktur - was nun?

Untergangsstimmung ist heute nicht gefragt. Wer nicht bereit ist umzudenken und das Unbegangene nicht wagt, muss morgen den Platz für die anderen frei machen.

Keiner hatte es sich gewünscht. Aber die Wirtschaftsflaute ist da. Die Werbeetats werden gekürzt. Die Spielräume werden immer enger. Wir können nicht darauf warten, dass der Konkurrent früher Insolvenz meldet als wir und hoffen, dass seine Etats dann zu uns wandern. Es kann auch umgekehrt kommen. Nein, Untergangsstimmung und Ratlosigkeit sind hier nicht gefragt. Kostenreduzierung, Personalabbau und Investitionstopp sind vielleicht die schnellsten Maßnahmen. Sie helfen aber nur kurzfristig, weil sie das Unternehmen schwächen. Die Folgen sind Stagnation, fehlende Motivation, schlechtes Arbeitsklima und sogar Mobbing. Am Ende werden diejenigen überleben, die in den schwierigen Zeiten konkurrenzfähig sind und sich schon heute darauf vorbereiten, den mittelfristig zu erwartenden wirtschaftlichen Aufschwung nutzen zu können.

Solange es uns gut geht, die Branche boomt, es viel zu tun gibt und ein akzeptabler Zuwachs erreicht wird, hat die Frage für die meisten nicht die erste Priorität, ob das Unternehmen flexibler, produktiver und effizienter organisiert werden kann. Erst die harten Marktbedingungen machen es deutlich, welche Unternehmen gut vorbereitet sind. Nun sind die Spielräume eng. Aber wenn wir der Situation positiv begegnen, finden wir neue Chancen, uns besser zu organisieren.

Jetzt haben die Unternehmensverantwortlichen mehr Zeit, um nachzudenken, ob

• die Arbeitsabläufe nicht vielleicht doch effizienter gestaltet werden können.
• technologische Fortschritte und technische Potenziale ausgeschöpft sind.
• die vorhandene Infrastruktur der Aufgaben von Morgen gewachsen ist.
• der Kreativprozess optimal organisiert ist.
• das Unternehmen auf Kundenwünsche und Marktbegebenheiten national und international deutlich schneller und qualitativ besser als der Konkurrent reagieren kann.
• das Personal optimal geschult ist.
• eine effiziente und reibungslose Teamarbeit auch für virtuelle Teams gewährleistet ist.

Ich kann hier noch weitere wichtige Fragen dieser Art auflisten. Antworten und Maßnahmen variieren von Fall zu Fall. Es gibt kein Patentrezept. Es kommt letztendlich darauf an, ob das Bewusstsein im Unternehmen vorhanden ist, sich diese Fragen zu stellen, sorgfältig nach Antworten zu suchen und diese dann konsequent umzusetzen.

In einer Werbeagentur sind verschiedene Abläufe zu beobachten, die sowohl isoliert als auch in der Interaktion zu untersuchen sind. Isolierte Abläufe sind wegen ihrer Überschaubarkeit in der eigenen abgeschlossenen Umgebung meistens relativ gut organisiert. Die Optimierungspotenziale findet man in den Interaktionen zwischen verschiedenen Abteilungen, Teams oder Offices, und zwar wenn man einen Schritt zurücktritt, um das ganze Bild betrachten zu können. Meistens gelingt es einem außenstehenden Experten besser, die Optimierungspotenziale zu erkennen. Eine Zusammenarbeit von internen Verantwortlichen und externen Beratern ist wünschenswert. Während die erste Gruppe mit dem Tagesgeschäft, der Arbeitskultur und den vorhandenen Abläufen vertraut ist, kennt die zweite Gruppe Alternativen, kann als Visionar neue Wege aufzeigen und wird durch „gewachsene Strukturen” im Unternehmen nicht gehemmt.

Absoluter Quatsch sagt sich einer. Investieren in Ablaufoptimierung und Organisationsstudie, während das erste Gebot heute „Sparen, Sparen und noch mal Sparen” ist?

Eine Investition an sich ist weder falsch noch richtig. Maßgebend ist der ROI (Return on Investment). In den letzten Jahren haben viele Unternehmen in die (IT-) Infrastruktur, Hardware, Intra-, Extra- und Internet beachtliche Beträge investiert, weil sie diese machen mussten. Meistens werden diese Ausgaben genau so wie Raummiete und Telefongebühren als Overheadkosten betrachtet. Deshalb ist man auch nicht bemüht, deren Auswirkung zu messen. Eine schnellere und bessere Infrastruktur sagt längst nicht aus, ob Applikationen kompatibler geworden sind, redundante Abläufe verringert, Motivation gestiegen, Arbeitsmoral verbessert und Entscheidungsprozesse transparenter wurden. Wie oft haben Unternehmen überprüft, ob der ROI und die Wertschöpfung resultierend aus der Auswirkung von IT-Investitionen auf Effizienz einer Werbeagentur stimmen? Wer denkt an die Soft-Benefits? Wie können sie messbar gemacht werden? Während solche Studien für kleine Agenturen nicht relevant scheinen, sind sie für große Agenturen von unverzichtbarer Bedeutung.

Wenn wir mit relativ kleinen Investitionen dazu beitragen können, dass die Mitarbeiter in gleicher Zeit ohne zusätzliche Belastung mehr leisten, dann haben wir einen positiven ROI bei fast gleich bleibenden Kosten pro Kopf. Dieser wird deutlich, wenn wir abgesehen von den Soft-Benefits nur den Faktor Produktionszeit berücksichtigen. Eine durchschnittlich 30-minütige Zeitersparnis am Tage pro Person ergibt zum Beispiel den Betrag von 1,1 Millionen € im Jahr fur eine Agentur mit 200 Mitarbeitern, wenn die durchschnittlichen Lohn- und Overheadkosten pro Person nur 50€/Stunde wären. Die Ersparnis wird nicht zum Personalabbau führen, sondern steigert die Produktivität und die Arbeitsgeschwindigkeit. Demzufolge verbessert sich die Konkurrenzfähigkeit und Kundenzufriedenheit, die noch mehr Aufträge für das Unternehmen bedeuten.

Einer würde fragen, wozu die Zeitersparnis von 30 Minuten am Tage pro Person, wenn mindestens die Hälfte sowieso nichts (genug) zu tun hat? In so einem Unternehmen fehlt schlicht und einfach die Prozesstransparenz. Hier würde es viel zu optimieren geben.

Die folgenden Stichworte sollen zeigen, was ein gut durchdachtes System und eine optimale Arbeitsorganisation bewirken soll. Denken Sie darüber nach, welche dieser Kriterien in Ihrem Unternehmen erfüllt sind.

• Faires Verteilen der Arbeitslast ermöglichen.
• Redundanzen verhindern.
• Leerlaufzeiten minimieren.
• Vorhandene Informationen verfügbar machen.
• Vorhandensein und Verfügbarkeit von Informationen gewährleisten und zwar unabhängig von Personen.
• Aktualitat und Eindeutigkeit von Informationen auf jedem Arbeitsplatz sicherstellen.
• Teamarbeit fördern und fordern, auch wenn Teammitglieder örtlich getrennt sind.
• Selbstdisziplin einführen.
• Routinemäßige Arbeiten automatisieren.
• Durch Mehrfachnutzung von Medien Kosten reduzieren.
• Projekt- und produktbezogenes Knowledge von Mitarbeitern systematisch aufnehmen und nach Bedarf zur Verfügung stellen (Knowledge-Management).
• Content und Media lückenlos und flächendeckend verknüpfen.
• Abläufe für das Management und die Mitarbeiter transparent machen.
• Engpässe frühzeitig erkennen und kostspielige (Nach-)Arbeiten verhindern.
• Fehlentscheidungen verhindern.
• Eine schnellere und bessere Reaktion auf die Marktbegebenheiten und Kundenanfragen ermöglichen.
• Kundenbindung und Neukundengewinnung verbessern.
• Kostengünstige, effektive und sichere Archivierung von abgeschlossenen Projekten gewährleisten.

Es gibt viel zu tun. Nach dem Motto „Not macht erfinderisch”, sehen wir die Chancen, uns zu verbessern. Untergangsstimmung ist heute nicht gefragt. Wer nicht bereit ist umzudenken und das Unbegangene nicht wagt, muss morgen den Platz für die anderen frei machen.

Bahram Eghbal
www.eghbal.net

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‚Schwache Konjunktur - was nun?’ ©2003 Bahram Eghbal www.eghbal.net